Társasági Szolgáltatás Osztály

A Társasági Szolgáltatás Osztály feladata

1. Általános, működtetéssel összefüggő pénzügyi, számviteli feladatok ellátása

a)    gazdálkodással összegfüggő feladatok:

aa) a Társaság üzleti tervének elkészítése,

ab) A Társaság gazdasági kontrolling feladatainak ellátása, a bevételek és költségek figyelemmel kísérése, terv-tény elemzések készítése,

ac) éves beszámoló készítése,

ad) a Társaság számviteli rendjének kialakítása, a számviteli, könyvelési feladatok ellátásának szervezése, irányítása, elvégzése,

ae) a Társaság pénzgazdálkodási feladatainak ellátása, likviditási helyzetének figyelemmel kísérése,

af) az eszközgazdálkodási feladatok szervezése, irányítása, ellátása,

ag) gondoskodás a társasági szolgáltatás osztályvezető tevékenységi körébe utalt feladatokhoz kapcsolódó statisztikai, adatszolgáltatási feladatok ellátásáról,

ah) az igazgatási szerv által hozott határozatok gazdálkodással összefüggésben lévő végrehajtásában való közreműködés.

b)    humánerőforrással összefüggő feladatok

A munkavállalókhoz kapcsolódó munkaügyi, bérgazdálkodási, béren kívüli juttatási, szociális, oktatási, képzési feladatok ellátásának szervezése, koordinálása, irányítása a vonatkozó társasági belső szabályzatok rendelkezéseinek figyelembe vételével.

c)    információs rendszerek:

ca) vezetői információs rendszer kidolgozása, üzemeltetése,

cb) a Társaság tagja, a Felügyelőbizottság, valamint a belső ellenőrzés részére adatszolgáltatás;

cc) a Társaságot megillető megbízási jutalék elszámolása, számlázása, bevételezése,

cd) a Társaság szerződéseinek, kötelezettségvállalásainak nyilvántartása, bizonylatok szerződésnek való megfeleltetése,

ce) közbeszerzéssel, versenyeztetési eljárásokkal összefüggő feladatok előkészítése, koordinálása.

d)    az általános működtetéssel összefüggő feladatok ellátása érdekében meghatározott munkakör: gazdasági ügyintéző

(a létszám feltételezi a számviteli folyamatokat támogató külső szakértői szerződés meglétét)

2. A Társaság operatív működését támogató feladatok

a) ügyvitelszervezés, bonyolítás, egyéb adminisztratív ügyek keretében:

aa) komplex ügyviteli, az ahhoz kapcsolódó adattovábbítási, archiválási feladatok ellátása,

ab) az ügyvezető tevékenységének szervezés-technikai segítése, koordinátorként együttműködve a Társaság érdekelt vezetőivel, munkatársaival,

ac) az ügyvezető által tartott értekezletek, megbeszélések előkészítése, az ezekkel kapcsolatos feladatok ellátása, szükség szerint emlékeztető készítése,

-      ad) a Társaság iratkezelésének szervezése, érkező és kimenő levelezés kezelése, levelek iktatása, számsorrendben és/vagy tematikusan történő gyűjtése, irattározása,

ae) Közlönyök, hivatalos lapok, belső szabályzatok nyilvántartása, gyűjtése, hozzáférhető tárolása,

af) a Társaság munkavállalói szabadság igényeinek és ténylegesen igénybevett szabadságának nyilvántartása, a jelenléti és az eltávozási könyvek kezelése,

ag) a Társaság által tervezett rendezvények szervezésében közreműködés, az ezzel kapcsolatos feladatok koordinálásában részvétel,

ah) a vezetői reprezentációval kapcsolatos feladatok ellátása,

ai) a Társaság tárgyalójának működtetése, működési feltételeinek biztosítása,

aj) a Társaság által használt iroda, raktár, stb. helyiségek állapotának figyelemmel kísérése, az érdekeltekkel történt egyeztetés alapján a szükséges intézkedések megtétele mindenkori rendeltetés-szerű használhatóságuk biztosítása érdekében,

ak) a Társaság feladatainak ellátásához szükséges irodai anyagok, eszközök beszerzése, tárolása, kiadása,

al) az ügyvezető által tartott értekezletek, megbeszélések előkészítése, az ezekkel kapcsolatos feladatok ellátása, szükség szerint emlékeztető készítése,

am) az ügyfélelégedettség-mérési, -értékelési rendszerének kialakításához való hozzájárulás, az ügyfél-elégedettség mérési eredményeinek elemzése és az elemzés eredményének visszacsatolása,

an) a Társaság honlapjának és egyéb marketing-kommunikációs csatornáinak kezelése, karbantartása,

ao) a Társaság rendezvényeinek előkészítésében, lebonyolításában való közreműködés, reprezentációs feladatok ellátása,

ap) a jogszabályban meghatározott feladatok elvégzéséhez nem kapcsolódó, vasúti társasággal létesítendő jogviszony érdekében a vasúti igazgatási szerv előzetes hozzájárulásának megkéréséhez szükséges feladatok, anyagok koordinálása,

aq) a Társaság működésével összefüggő belső szabályzatok elkészítésében való közreműködés, a szabályzatok Társaság munkavállalóival való megismertetés elősegítése,

as) az igazgatási szerv által hozott határozatok végrehajtásában való közreműködés,

at) a belső ellenőri vizsgálatok Társaság részéről történő előkészítésének biztosítása, koordinációja, intézkedések megvalósításának elősegítése, nyilvántartása;

au) közbeszerzési- és versenyeztetési eljárásokban való részvétel.

b) az általános működtetéssel összefüggő feladatok ellátása érdekében meghatározott munkakör:

menedzserasszisztens.

c) a Társaság nemzetközi kapcsolataival, illetve idegen nyelvű kommunikációjával összefüggésben felmerült feladatok ellátása keretében:

ca) részvétel a Társaság nemzetközi stratégiájának kialakításában, a társaság nemzetközi kapcsolatainak célirányos meghatározásában, nemzetközi szervezetekben való képviselet ellátása (RNE, CER, UIC),

cb) nemzetközi szervezetre, személyre és feladatra kiterjedő nyilvántartás készítése a Társaság nemzetközi szervezetekben való képviseletéről, a nyilvántartás folyamatos karbantartása, aktualizálása,

cc) a nemzetközi szervezetekben, projektekben való részvételből fakadó Társaságon belüli-, illetve kívüli tevékenységek előkészítése, koordinálása,

cd) a Társaság nemzetközi tevékenységéhez kapcsolódó költségek éves tervezése;

ce) úti jelentések kezelése, az abban szereplő, a Társaságot érintő feladatok az ügyvezető igazgató felé történő jelzésének és végrehajtásának figyelemmel kísérése,

cf) félévenként tájékoztató készítése a Társaság ügyvezetője részére az elmúlt időszak nemzetközi munkájáról, a következő félév aktualizált munkatervéről,

cg) az ügyvezetői kiutazások dokumentálása,

ch) a piac- és versenytárs-elemzésekhez, vagy a Társaság egyéb feladatainak ellátásához szükséges adatgyűjtés nemzetközi koordinálása, szervezése a szakmai osztályokkal együttműködve,

ci) idegen nyelvű ügyintézési feladatok ellátása (a szakmai osztályok bevonásával), illetve annak megszervezése,

cj) az igazgatási szerv által hozott határozatok végrehajtásában való közreműködés;

ck) közbeszerzési- és versenyeztetési eljárásokban való részvétel,

cl) a vezetői információs rendszerhez adatszolgáltatás,

cm) közreműködés az egyéb szervezeti egységek feladatainak ellátásában,

cn) a HÜSZ, a Díjképzési Módszertan, a Díjszámítási Dokumentum és a Teljesítményösztönző Rendszer dokumentumainak és azok évközi módosításainak fordítása angol nyelvre,

co) egyéb idegen nyelvű ügyintézési, fordítási és tolmácsolási feladatok ellátása, illetve annak megszervezése a társaság belső szabályzatának rendelkezései figyelembe vételével,

cp) nemzetközi feladatok

- a Társaság nemzetközi szervezetekben, projektekben való részvételével kapcsolatos feladatok ellátásának társasági szintű koordinálása,

- a Társaság nemzetközi szervezetekben való képviseletének ellátása az osztályra bízott esetekben,

- a Társaság nemzetközi szervezetekben, projektekben való részvételéből fakadó Társaságon belüli-, illetve kívüli tevékenységek előkészítése, megvalósítása.

d) a Társaság általános nemzetközi kapcsolataival kapcsolatban felmerült feladatok ellátása érdekében meghatározott munkakör:

da) nemzetközi kapcsolatok előadó,